Umstellung auf digitale Beitragsmeldung: Das ändert sich für Privatversicherte und Arbeitgeber
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Privatversicherte Arbeitnehmer erhalten vom Arbeitgeber einen Zuschuss zu ihrem Kranken- und Pflegeversicherungsbeitrag. Damit der Arbeitgeber weiß, in welcher Höhe er einen Zuschuss leisten muss, benötigt er einen Beitragsnachweis. Diesen haben die Arbeitnehmer bislang von ihrem Versicherer in Papierform erhalten und an ihren Arbeitgeber weitergeleitet. Das Verfahren wird jetzt digitalisiert. Das gilt auch für den Nachweis der Beiträge zur Berücksichtigung bei der Lohnsteuer.
Ab 2026 müssen private Krankenversicherungen (PKV) die Beiträge aller Vollversicherten elektronisch an die Finanzverwaltung melden, konkret an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Rechtsgrundlage hierfür sind das Jahressteuergesetz 2020 und weitere gesetzliche Regelungen. Die erste Datenübermittlung erfolgt bis zum 20. November 2025 für die Beiträge 2026.
Wie funktioniert das neue digitale Verfahren?
Die PKV-Unternehmen müssen die Beitragsdaten ihrer Versicherten digital an das BZSt übermitteln. Die Übermittlungspflicht gilt nicht nur für Arbeitnehmer und Beamte, sondern für alle Versicherten, also zum Beispiel auch für Selbstständige, Rentner, nicht erwerbstätige Versicherte und Kinder.
Folgende Informationen gehen an das BZSt:
- Name, Anschrift und Geburtsdatum
- Steuerliche Identifikationsnummer (IdNr)
- Versicherungsnummer
- Vollversicherungsbeiträge, die für einen Arbeitgeberzuschuss genutzt werden können, der Basisbeitrag für eine steuerliche Absetzbarkeit als Vorsorgeaufwendung sowie der Beitrag zur Pflegepflichtversicherung.
Das BZSt generiert aus den gemeldeten Daten Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM). Die Arbeitgeber und Dienstherren rufen die ELStAM ihrer Beschäftigten sowie der mitversicherten Familienangehörigen ab und zahlen auf dieser Basis die Arbeitgeberzuschüsse bzw. berechnen die Lohnsteuer. Die Zuordnung der Beitragsdaten der Angehörigen zu den privatversicherten Beschäftigten erfolgt durch das BZSt.
Vorteile des Verfahrens
- Entlastung: Versicherte müssen ihrem Arbeitgeber oder Dienstherrn grundsätzlich keine Papierbescheinigungen über ihre PKV-Beiträge mehr vorlegen. Der Arbeitgeber ruft die Beiträge zur Anrechnung eines steuer- und sozialversicherungsfreien Arbeitgeberzuschusses sowie zur steuerlichen Berücksichtigung direkt digital ab.
- Zeitnahe Berücksichtigung: Änderungen in der Beitragszahlung zum Beispiel durch Tarifwechsel oder Beitragserhöhung werden direkt an das BZSt und damit auch den Arbeitgeber oder Dienstherrn übermittelt. Versicherte brauchen dadurch nicht mehr im Nachhinein ihre tatsächlich erfolgten Beitragswerte über die Einkommensteuererklärung angeben.
Die Versicherten werden umfassend informiert und haben ein Widerspruchsrecht
Die Versicherten wurden in den letzten Wochen bereits schriftlich von ihrer privaten Krankenversicherung über das neue digitale Übermittlungsverfahren informiert. Zudem erhalten sie bei jeder Datenmeldung eine Mitteilung über deren Inhalt.
Die Versicherungsnehmer können der Übermittlung ihrer Daten an das BZSt ganz oder teilweise widersprechen – etwa für bestimmte Beitragsarten oder einzelne versicherte Personen (beispielsweise Kinder). Der Widerspruch kann in beliebiger dokumentierbarer Form erfolgen und gilt grundsätzlich nur für zukünftige Übermittlungen.
Ein Widerspruch sollte aber wohl überlegt sein. Denn wer widerspricht, verliert gegebenenfalls den Anspruch auf den vollen steuerfreien Arbeitgeberzuschuss und die Berücksichtigung bei der Lohnsteuer. Die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung können dann lediglich im Nachhinein bei der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Andererseits können Widersprüche unnötige Datenübermittlungen vermeiden, sollten die Werte keinerlei praktischen Nutzen haben, wie es häufig bei Selbstständigen der Fall ist.
Weitere Informationen zur digitalen Datenübermittlung bietet das Serviceportal des PKV-Verbands: www.privat-patienten.de/digitale-datenuebermittlung-pkv-elstam/.
